Etiket Dalam Menggunakan E-mail Sebagai Media Komunikasi

Etiket dalam Menggunakan Email sebagai Media Komunikasi


(diadaptasi dan diterjemahkan oleh Dhian Puspawati dan Arbono Lasmahadi dari artikel “Top Ten E-mail Etiquette by Gail Belmuth)

1. Jangan mengirimkan email bila menurut Anda tidak benar-benar diperlukan. Hal ini dapat menyebabkan overload informasi. Berbicara mengenai overload di sistem kita, hal ini dapat disebabkan oleh beratnya beban lampiran (attachments) di sebuah email. Untuk menghindari masalah tersebut, hindari pengiriman lampiran dalam ukuran besar. Dan selalu mencoba menghapus lampiran tersebut ketika mengirimkan respon atau jawaban sehingga tidak menghambat kelancaran sistem.

2. Tingkatkan frekuensi pertemuan secara langsung dengan pihak yang berkepentingan dengan Anda dibandingkan berkomunikasi melalui email sehingga Anda mendapatkan diskusi yang lebih produktif.

3. Cobalah untuk menggunakan email hanya ketika Anda meminta orang lain untuk melakukan sesuatu, memberikan informasi, membuat keputusan, dll. Perhatikan pula dengan cermat penggunaan ikon "reply to all" dan "reply to all with history". Saat anda bermaksud membalas e-mail dari seorang pengirim yang mengirimkan e-mailnya juga kepada banyak orang lainnya, maka dengan mengunakan ikon "reply to all" berarti semua orang yang alamat e-mailnya ada dalam daftar penerima e-mail akan menerima e-mail anda. Bisa dibayangkan masalah yang akan muncul seandainya e-mail anda berisi hal-hal yang sifatnya rahasia atau pribadi.

4. Dilarang mengkomunikasikan informasi-informasi yang bersifat rahasia dan sensitif melalui email. Pesan-pesan sederhana dapat dengan mudah disalahartikan. Ditambah lagi, kontak mata dan raut wajah serta ekspresi fisik lainnya lebih berperan besar dalam komunikasi dan memperingan situasi yang berat.

5. Ingat bila anda bekerja di perusahaan global , maka akan ada berbagai bahasa yang digunakan saat berkomunikasi. Apabila pesan Anda hanya ditulis dalam bahasa asli atau bahasa yang hanya anda sendiri pahami, maka besar kemungkinan kolega-kolega Anda sulit memahami yang ingin Anda sampaikan. Pastikan bahwa bahasa yang anda gunakan sesuai dengan bahasa yang digunakan secara umum di organisasi yang bersangkutan.

6. Apabila Anda ingin berkomunikasi dengan pelanggan, Anda harus mempertimbangkan lagi dalam memutuskan untuk menggunakan email. Apakah email sudah cukup formal dan menghargai pelanggan? Tidakkah menggunakan surat akan lebih cocok? Atau melalui telpon? Kunjungan? Namun jika Anda ragu-ragu, lebih baik tanyakan pada pelanggan bagaimana sebaiknya.

7. Perhatikan dengan benar pengejaan kata-kata dan tata bahasa sebelum mengirim email. Jika perlu mintalah bantuan rekan Anda untuk bersama-sama mengeceknya. Apalagi bila anda menggunakan istilah-istilah asing yang anda sendiri kurang memahaminya dengan baik.

8. Untuk tujuan tertentu, email tidak selalu merupakan media komunikasi terbaik. Misalnya, kita ingin dengan cara sebaik mungkin memberi dukungan terhadap kolega-kolega kita, ingin menawarkan suatu bantuan, atau ingin memberikan umpan balik positif ketika pekerjaan terselesaikan dengan baik. Tentu lebih cocok bila mengirimkan email mengenai keberhasilan atau prestasi tim namun email respon akan hal tersebut bisa banyak berdatangan sehingga mengakibatkan kotak pesan kita penuh dalam waktu yang sangat singkat. Demikian juga ketika Anda ingin berterima kasih kepada seseorang yang telah memberi informasi yang Anda butuhkan, mereka mungkin kurang menghargai bila hanya menerima pesan elektronik yang mengatakan, “Terima kasih”.

9. Anda mungkin pernah menerima email, yang entah bermaksud atau tidak, pesan dari si pengirim tersebut membuat anda sangat marah. Oleh karena itu andapun berupaya pula mengirimkan respon yang menggambarkan kemarahan Anda. Namun, daripada mengirimkan kepada si pengirim, lebih baik simpan sebagai catatan saja (“save it as a draft”), tarik nafas dalam-dalam, dan hitung sampai sepuluh. Ketika Anda membaca pesan Anda kembali, Anda tidak lagi merasa perlu untuk mengirimkannya. Akan timbul penyesalan bila Anda benar-benar mengirimkan pesan tersebut. email yang berisi kata-kata yang tajam dan keras hanya akan meninggalkan bekas yang mendalam bagi si penerima e-mail. Jangan pula terkejut, e-mail tersebut dapat digunakan oleh orang lain untuk kepertingan yang merugikan diri anda kelak.

10. Sebaiknya Anda mengecek email sebelum Anda mengirimkannya. Jangan sampai Anda mengklik ikon “kirim” (“send”) sebelum Anda benar-benar bermaksud mengirimkannya, ditambah dengan menyertakan lampiran yang salah, atau mengirimkan email ke orang yang salah. Email memang merupakan sistem pengiriman pesan yang instan, namun Anda tetap harus menyediakan waktu untuk mengecek sebelum mengirimkannya. Hal ini akan membuat Anda terhindar dari masalah.

11. Last but not least, email dapat pula merupakan cermin kredibilitas anda. Bila anda kerapkali mengirimkan email yang menimbulkan masalah, lama kelamaan kolega-kolega anda akan meragukan kredibilitas anda.

Selamat menerapkan dan semoga sukses !